Instruksjoner for håndsøm av filer, ark og mapper med tråder

Når de hører ordet «sy», husker de fleste ting: bukser, et laken, en pute, et putetrekk, en jakke eller til og med et kosedyr. Få mennesker er klar over, med mindre de selvfølgelig er kontoransatte, at man også kan sy dokumenter. Noen ganger er dette mye viktigere enn å sy et dynetrekk. Som du vet, har nesten alle organisasjoner og bedrifter allerede gått over til intern elektronisk dokumenthåndtering når de samarbeider med entreprenører og til og med når de leverer selvangivelse og rettsavgjørelser.

Til tross for den generelle databehandlingen er papirdokumenter fortsatt viktige for juridiske personer. For å forhindre at papirer blir borte eller blandes sammen, må de sys sammen. Til tross for den tilsynelatende enkle prosessen, er det svært viktig, så alle trenger å vite hvordan man syr dokumenter riktig for hånd, hvordan man arkiverer saker. Mer om dette nedenfor.

Hvilke dokumenter er sydd i kontorarbeid

Dokumenter må settes sammen slik at de ikke går tapt eller erstattes, og på grunn av den enorme mengden dokumentasjon settes de sammen etter behov, noe som bidrar til å unngå forvirring.

Vanligvis blir de dokumentene som skal sendes inn til arkiver, sendes til rapportering eller som har spesiell verdi for eieren sydd sammen.

Liste over papirer som må sys uten feil:

• Bekreftelse;
• Arkiv;
• Regnskap;
• Personale.

Materialer som trengs for å sy dokumenter med tråder

Hvis du syr dokumenter med den klassiske metoden, må du ha følgende materialer med deg:

• Omslag. Det finnes tre typer: vanlige – størrelsen på slike omslag er 22,9 x 32,4 cm (denne størrelsen passer for standard A4-dokumentarpapir); ikke-standard – omslag av denne typen brukes når papirstørrelsen avviker fra standarden; for arkivlagring – slike omslag produseres i et stort antall formater (de er laget av veldig hard papp, og dette bidrar til langtidslagring av dokumentasjon).
• Sertifiseringsark. Når dokumentasjonen er fullstendig sydd og nummerert, er det nødvendig å lage en sertifiseringspåskrift. Dette gjøres på et separat ark og er plassert på baksiden av det siste arket i mappen. Notatet må limes med spesiallim slik at det ikke faller av over tid.
• Saks og lim.
• Hullmaskin.
• Nåler i forskjellige størrelser, tråd, syl, tau eller hyssing.

Vanligvis festes dokumentarkene med tråder. Slik kobles en liten bunke med papir sammen. Til denne typen søm brukes vanligvis en nål og en hullmaskin for kontorartikler, hvoretter tråden festes med et signaturklistremerke som indikerer at dokumentasjonen er sertifisert. For å feste mange papirark brukes en tykk hyssing eller en skrutrekker.

Slik syr du dokumenter riktig: Steg-for-steg-instruksjoner

Det finnes flere alternativer for å sy filer og dokumentasjon. Forskjellene mellom dem er at alle metodene har et ulikt antall hull og avstanden mellom dem.

I to hull

Den enkleste metoden. Den passer for oppgaver som ikke skal sendes inn til vurdering senere. For å gjøre dette må du gjøre følgende:

1. Skriv ut og brett arkene i rekkefølge;
2. Bruk en hullmaskin til å lage små hull;
3. Tre tråden gjennom hullene slik at det er plass til en knute på forsiden;
4. Klipp et lite ark fra syarket og lim det oppå knuten slik at endene av tråden stikker ut under den.

I tre hull

Først merker du av plasseringen av hullene du trenger, helst i midten, med mindre annet er påkrevd. Hullene skal være plassert med jevn avstand og langs venstre kant av dokumentasjonen. Deretter gjør du følgende:

1. Bruk en nål til å lage et hull midt på venstre side av arket, slik at nålen går inn fra baksiden og ut fra forsiden.
2. Gjør et nytt stikk. Nålen må gå inn fra forsiden og ut fra baksiden.
3. Lag det tredje hullet. Nålen skal gå inn fra baksiden og ut fra forsiden.
4. Tre nålen gjennom det første hullet igjen og knyt en knute, slik at det blir en ende på ca. 7 cm igjen.
5. Lim inn fastvarearket.
6. Abonner.

I fire hull

Ofte krever de at man syr i mer enn 3 hull. Spørsmålet oppstår, hvordan man syr etuier med tråder i 4 hull. Rekkefølgen av handlinger, hvis du trenger å finne ut hvordan man syr etuier i 4 hull, er som følger:

1. Lag hull med en nål;
2. Stikk nålen inn fra vrangen gjennom hull nummer to;
3. Tre trådene gjennom det første hullet til høyre;
4. Etterpå går nålen inn i de to hullene til høyre;
5. Så går nålen inn i det tredje hullet fra høyre;
6. Deretter skjer overgangen til venstre protokoll;
7. Går videre til det tredje hullet;
8. Det er nødvendig å lage en utgang på baksiden og feste den med en knute.

I fem hull

Denne metoden brukes sjelden. Vanligvis kreves 3–4 hull. En økning til 5 hull indikerer at slik dokumentasjon er svært viktig og krever streng rapportering.

Algoritmen for å træ nålen avhenger av hullnummeret:

• 3–4;
• 4–5;
• 5–4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.
• Det siste trinnet er å feste tråden med en knute.

Funksjoner ved dokumentflashing: nyttige tips

Før du starter arbeidet med å sy dokumenter, må du gjøre deg kjent med alle regler og finesser, samt studere standardkravene for denne prosedyren. Sertifiseringsarket limes til knuten og tråden ved hjelp av en limstift eller PVA. Deretter settes signaturen til institusjonens leder, datoen for syingen og bedriftens segl på arket.

Det er en enorm mengde forskjellig dokumentasjon som også må innbindes. Dette inkluderer fotografier, tegninger og diagrammer. Slike dokumenter opptar hele arket, og det er derfor de bør nummereres på baksiden. Når det gjelder kart og tegninger, brukes to A4-ark, men de er nummerert med samme nummer, og hvert ark som brukes er oppført i notatet.

Slik nummererer du ark

Før du begynner å nummerere ark, må du studere flere forhold:

• Nummereringen starter fra én, ved bruk av arabiske tall;
• Hvis det er en konvolutt med brev, nummereres selve konvolutten først, og deretter alle de andre vedlagte papirene;
• Når andre papirer som allerede har nummer er vedlagt dokumentasjonen, må de fortsatt merkes i rekkefølge;
• Arknumrene må plasseres i øvre høyre hjørne av hvert ark, uten å skade teksten i dokumentet;
• Nummerering er ikke nødvendig for inventarlisten;

• Ark i ikke-standardformat må brettes ut og først deretter nummereres i øvre høyre hjørne;
• Når det gjelder kart og tegninger, brukes to A4-ark, men de er nummerert med samme nummer, og hvert ark som er brukt er oppført i notene;
• Når fotografier og sertifikater limes på bare én side, nummereres de separat.

Slik sertifiserer du et sammenføyet dokument

Etter at prosedyren er fullført, skal det lages en sertifiseringsinnskrift. Den skal skrives på et separat ark og plasseres på det siste arket av de allerede forberedte papirene. Notatet skal inneholde nummeret på alle nummererte sider som ble sydd, samt beskrive notater om dokumentenes tilstand, mulige flekker eller revne ark. Innskriften signeres og sertifiseres av organisasjonslederen, med angivelse av hans stilling og dekryptering av signaturen.

Sertifiseringspåskriften bør limes med lim av høy kvalitet, slik at den forblir pålitelig selv etter lang tid. Det kreves også en forsegling som ikke bare skal fange opp påskriften, men også en del av dokumentarket.

Reguleringsakter om dokumentflashing

I noen tilfeller, for eksempel hvis det er tillegg, er det tillatt å bruke bokstavnummerering. Det er viktig å huske at tallene plasseres i øvre høyre hjørne. I henhold til den klassiske metoden festes ark med en tråd hvis det er et lite volum papir. I denne metoden brukes en hullmaskin eller en nål.

Klistremerket kan ikke limes med selvklebende materiale og silikatlim eller limstift. I tillegg til disse anbefalingene finnes det en rekke andre bransjeforskrifter som fastsetter reglene for sammenføyning av forretningspapirer.

Så har vi vurdert hvordan man syr mapper for hånd med nål og tråd, og hvordan man syr ark med 4 hull eller mer. Det er ikke vanskelig å lære å sy mapper og andre dokumenter med skjulte sting.